Description du poste

1. Accueil et Communication
C’est souvent la première image de l’entreprise. La secrétaire gère les flux d'informations entrants et sortants.

Accueil physique : Recevoir les visiteurs, clients et prestataires avec courtoisie.

Gestion téléphonique : Filtrer les appels, prendre des messages et orienter les interlocuteurs.

Gestion du courrier : Réception, tri et distribution du courrier postal ainsi que de la boîte mail générique.

2. Gestion Administrative et Secrétariat Classique
C'est le cœur du métier, axé sur la production de documents et le classement.

Rédaction : Saisir et mettre en forme des lettres, rapports, notes de service ou comptes rendus de réunion.

Archivage : Classer et numériser les documents pour qu'ils soient retrouvables instantanément (organisation papier et numérique).

Suivi de dossiers : Mettre à jour les dossiers clients, les bases de données ou les registres réglementaires.

3. Organisation et Logistique
La secrétaire anticipe les besoins pour éviter les grains de sable dans l'engrenage.

Gestion d'agendas : Prendre les rendez-vous et optimiser l'emploi du temps de la direction ou de l'équipe.

Réunions : Réserver les salles, préparer les supports (PowerPoint, dossiers) et envoyer les convocations.

Déplacements : Organiser les voyages (billets d'avion, réservation d'hôtels, visas).

Fournitures : Suivre l'état des stocks (papeterie, café, cartouches d'encre) et passer les commandes auprès des fournisseurs.

4. Appui Comptable et RH (selon la structure)
Dans les petites structures (PME/TPE), le rôle s'élargit souvent à la gestion de base.

Facturation : Établir les factures, suivre les paiements et relancer les impayés.

Pré-comptabilité : Préparer les pièces justificatives pour le comptable (notes de frais, factures fournisseurs).

RH : Suivre les congés, les absences ou préparer les éléments variables de paie.

Profil du poste

Secrétaire

Dossiers de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer à l'adresse [email protected]