Mission

Le/la Référent(e) Supply Chain Cellule Urgences est un acteur clé dans la préparation, la réponse et le suivi des interventions d’urgence de MSF WaCA. À la croisée entre les opérations et la Supply Chain, il/elle conçoit et supervise les stratégies Supply Chain spécifiques aux contextes d’urgence (épidémies, conflits, catastrophes naturelles, déplacements de populations…).

Il/elle agit comme garant de la performance, de la réactivité et de la conformité de la Supply Chain dans les contextes instables et changeants. Il/elle renforce l'intégration opérationnelle de la Supply Chain en urgence avec les autres piliers (opérations, médical, logistique, finance, RH), tout en assurant un lien fluide entre les missions, les départements du siège et les partenaires internes/externes.

Il/elle garantit la satisfaction des parties prenantes en mettant en œuvre des pratiques axées sur le service.

Objectifs

L’objectif du Référent Supply Chain de la Cellule Urgences est d’apporter un appui stratégique, technique et opérationnel à la cellule d’urgence et aux missions intervenant en situation de crise. Cela inclut le développement, la coordination et la mise en œuvre de stratégies Supply Chain spécifiques aux urgences, en cohérence avec la vision globale médico opérationnelle et de la Supply Chain de l’organisation. Le Référent agit comme point focal principal de la Supply Chain au sein de la Cellule Urgences, garantissant la qualité, l’efficience et la conformité des activités Supply Chain dans les réponses humanitaires. Ce rôle contribue également au renforcement des capacités des équipes Supply Chain et à la professionnalisation de la réponse d’urgence.

Responsabilités principales

Soutien stratégique et coordination des urgences

• Participer à la définition des stratégies d’intervention avec la cellule Urgences. Cela comprend la définition et à la mise à jour des plans et budgets annuels du projet, en fournissant des conseils à l'équipe des missions et des opérations sur la traduction des besoins en approvisionnement identifiés en objectifs de mission, priorités et ressources nécessaires.
• Traduire les besoins opérationnels en schéma Supply Chain (flux, sourcing, stockage, logistique inverse...).
• S’assurer de l’élaboration des chronogrammes Supply Chain adaptés aux interventions d'urgence.
• Identifier les risques Supply Chain liés au contexte et proposer des stratégies d’atténuation.
• Être force de proposition pour les dispositifs de pré positionnement des stocks EPREP et des stocks de contingence.
• Représenter le département Supply Chain ainsi que la Cellule Urgences dans les discussions internes et externes, afin de partager informations, leçons apprises et bonnes pratiques, et collaborer activement au niveau intersectionnel sur les enjeux globaux de la chaîne d'approvisionnement, en particulier ceux concernant MSF WaCA.
• Collaborer avec les missions et le département des opérations pour faciliter l'élaboration et la supervision des directives de la Supply Chain de la mission, englobant les stratégies de Supply Chain, les accords de niveau de service, les stratégies de stockage, les stratégies d'approvisionnement, et plus encore. Identifier les lacunes ou les insuffisances dans les propositions de projet, en mettant en évidence les risques.
• Assurer la gestion et le suivi du Stock d’Urgence en coordination avec les équipes concernées (logistique, médical, approvisionnement, opérations), et veiller à son adéquation avec les besoins opérationnels. Cela inclut l’analyse régulière de la pertinence, de la composition et de la réactivité du stock d’urgence afin de garantir une réponse rapide et adaptée en cas de crise.

Appui technique aux missions et interventions

• Accompagner les équipes terrain dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies Supply Chain d’urgence.
• Participer ou piloter des missions exploratoires, de lancement ou de réorganisation Supply Chain.
• Fournir des conseils techniques en matière de procédures, outils, planification, sourcing, entreposage et gestion de stocks, transport, importation et distribution.
• Collaborer avec les autres collègues de la Supply Chain du siège pour assurer l’alignement avec les plans Supply Chain de chaque mission
• Contribuer aux analyses de faisabilité Supply Chain pour l’ouverture de nouvelles missions.
• Assurer une supervision fonctionnelle et technique sur les équipes Supply Chain des missions sous sa responsabilité. À ce titre, accompagner, conseiller et soutenir les responsables supply chain terrain dans la mise en œuvre des stratégies, procédures et bonnes pratiques, tout en veillant à la cohérence des opérations

Suivi des opérations, évaluation et amélioration continue 

• Mettre en place des mécanismes de suivi des performances Supply Chain.
• Analyser les données Supply Chain et émettre des recommandations et des suivis dans la mise en œuvre.
• Effectuer des visites terrain en fonction des besoins pour appuyer les missions, formuler des recommandations et assurer un suivi régulier afin de favoriser une amélioration continue et progressive.
• Rédiger des rapports d’analyse post-intervention et de capitalisation avec les informations obtenues.
• Proposer des ajustements dans les outils, procédures et référentiels.
• Avoir la charge du suivi du pool d’urgence Supply Chain, incluant son organisation, la définition et l’ajustement des plannings en fonction des priorités opérationnelles, ainsi que le suivi de l’engagement des membres. Agir en tant que responsable fonctionnelle du pool lorsque les membres ne sont pas déployés sur une mission, en assurant l’animation, le développement des compétences et la planification des activités.

Collaboration et synergies inter-départementales  

• Travailler en étroite collaboration avec les départements Médical y compris la Pharmacie, Logistique, Finance, RH.
• Appuyer la définition des priorités budgétaires Supply Chain en urgence et assurer le suivi de son équipe.
• Être l’interlocuteur principal Supply Chain auprès des des équipes de la missions et remonter les besoins auprès des départements concernés
• S'assurer de l’harmonisation des pratiques Supply Chain en urgence avec les politiques internes.