Description du poste

Missions principales

Organisation les agendas et l’accueil de l’entreprise
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de l’entreprise (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ;
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
• Accueillir physiquement les rendez-vous ;
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques…) ;
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
Participer aux Appels à Manifestation d’Intérêt et aux Dossiers d’Appel d’Offre
• Effectuer des recherches sur les sites spécialisés des différents AMI et DAO ;
• Mettre en forme les différentes offres (techniques et financières) ;
• Mettre en forme les différents documents et s’assurer de la transmission de ces documents dans les délais.
Suivi des travaux et archivage de la documentation
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles ;
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle ;
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) des différents travaux en cours ;
• Gérer les notes de frais ;
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
• Assurer le suivi des conditions d’exécution des contrats.
Communication
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes ).
Activités éventuelles
• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, contrat des consultants, relance clients…).

Profil du poste

De formation de type BTS en secrétariat bureautique, et ayant une bonne aptitude en anglais, et dont l'âge est inférieur à 30 ans

Dossiers de candidature

- Lettre de motivation
- CV et prétention salariale
Email de candidature : [email protected] et [email protected]