Archiviste

Description du poste

Entreprise spécialisée dans le domaine des BTP recrute un Archiviste.

MISSION PRINCIPALE
L'Archiviste a pour mission de concevoir, mettre en œuvre et gérer la politique d'archivage globale de l'entreprise. Il/elle centralise, sécurise et facilite l'accès à l'information en assurant la gestion complète du cycle de vie des documents physiques et numériques de l'entreprise (dossiers techniques de chantiers, appels d'offres, pièces comptables, dossiers du personnel, etc.), tout en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Gestion des archives physiques
- Collecter, trier, classer et répertorier l'ensemble des documents physiques (plans de construction, contrats de sous-traitance, factures, dossiers RH).
- Mettre en place un plan de classement physique logique et un système de codification facilitant la recherche rapide des documents.
- Assurer le conditionnement adéquat des documents (boîtes d'archives, reliures) et optimiser l'espace de stockage dans le local d'archivage.
- Gérer les flux d'entrées et de sorties des documents physiques (prêts aux collaborateurs, retours) et assurer la traçabilité.
- Procéder à la destruction sécurisée des documents dont la durée d'utilité administrative ou légale est échue, en accord avec la Direction.

2. Gestion de l'archivage numérique
- Assurer la numérisation systématique et de haute qualité des documents physiques essentiels, notamment les volumineux dossiers d'appels d'offres et les plans techniques.
- Nommer et classer les fichiers numériques selon une arborescence standardisée sur le serveur de l'entreprise.
- Assurer la migration des anciennes archives numériques vers les nouveaux systèmes si nécessaire.

3. Sécurité et assistance aux services
- Paramétrer les droits d'accès aux documents numériques pour garantir la confidentialité des données sensibles (paie, données RH, offres financières, etc.).
- Accompagner et sensibiliser les différents services (Comptabilité, RH, Bureau d'études) aux bonnes pratiques de nommage et de transmission des documents.
- Effectuer des recherches documentaires rapides pour répondre aux requêtes internes (ex: ressortir un ancien PV de réception de chantier ou un contrat de travail).

PROFIL

Niveau d'études et expérience :
Bac+2/Bac+3 (BTS, Licence) en gestion des archives, Sciences de l'Information Documentaire ou équivalent, avec au minimum 3 à 5 ans d'expérience, idéalement dans un environnement brassant un fort volume de documents.

Savoir-faire et Compétences techniques
- Techniques d'archivage : Maîtrise des normes et des procédures d'archivage (plan de classement, cycle de vie du document, durées de conservation légales).
- Outils informatiques : Maîtrise des outils de numérisation professionnels et de la bureautique classique.
- Connaissance du secteur : Une familiarité avec la typologie documentaire du BTP (DAO, DOE, plans d'exécution, attachements, cautions) est un grand plus.
- Atout majeur : La maîtrise d'un Système d'Archivage Électronique (SAE) ou d'une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) est un avantage décisif.

Savoir-être et Qualités personnelles
- Rigueur et méthode : Esprit hautement organisé, précis et méticuleux, ne laissant aucune place à la perte de documents.
- Discrétion et intégrité : Respect absolu de la confidentialité, manipulant quotidiennement des données stratégiques et personnelles.
- Autonomie : Capacité à gérer seul(e) l'organisation du local d'archives et des serveurs.
- Sens du service : Réactivité et disponibilité pour fournir rapidement les documents demandés par les différents départements.
- Bonne condition physique : Capacité à manipuler et transporter régulièrement des boîtes d'archives et des dossiers volumineux (plans, classeurs de chantiers).

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