Description du poste

QIBLA HOLDING

recrute

SECRÉTAIRE POLYVALENTE

1. Intitulé du poste

Secrétaire polyvalente

2. Lieu d’affectation

Abidjan, avec possibilité de déplacements ponctuels selon besoins opérationnels

3. Type de contrat

CDD Temps plein

4. Contexte

L’entreprise est active dans quatre secteurs :

Cargo & Transit international

Agence de voyage

Livraison express abidjan

Immobilier

Dans le cadre de son expansion, l’entreprise recherche une Secrétaire polyvalente capable d’assurer la gestion administrative, le suivi des clients, l’orientation des visiteurs et la coordination interne.

5. Mission principale

Assurer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise et garantir une communication fluide entre les différents départements (cargo, voyage, livraison et immobilier) ainsi qu’avec les clients.

6. Responsabilités clés

A. Gestion administrative

Tenir l’agenda du Directeur et des réunions internes.

Rédiger mails, courriers, factures, devis et rapports.

Assurer le classement et l’archivage numérique/physique des documents.

Gérer les appels, messages et la prise de rendez-vous.

B. Accueil et orientation

Accueillir les visiteurs et clients, les orienter vers le service concerné.

Répondre aux demandes d’information sur les services : cargo, voyages, livraisons, immobilier.

C. Suivi des opérations Cargo / Express

Enregistrer les colis, préparer les bordereaux, vérifier les documents d’expédition.

Informer les clients du statut de leurs colis (départ, arrivée, livraison).

Assurer la coordination entre le bureau, le magasinier et le service logistique.

D. Suivi des opérations Agence de voyage

Aider à la réservation (billets, hôtels, visas).

Préparer les dossiers clients (copies de passeport, confirmations, reçus).

Mettre à jour les prix, promotions et offres du département voyage.

E. Support Immobilier

Gérer les appels et demandes concernant les biens immobiliers.

Préparer les fiches descriptives, suivre les visites et mettre à jour les disponibilités.

Assurer le classement des contrats, quittances et documents propriétaires.

F. Gestion commerciale et relation client

Assurer un service client impeccable (présentiel, téléphone, WhatsApp).

Faire le suivi des paiements, relances et quittances clients.

Assister dans la préparation des rapports de ventes/expéditions.

7. Compétences requises

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, WhatsApp Business, Email).

Bonne expression orale et écrite en français.

Connaissance du domaine du transit, voyage ou immobilier (un plus).

Connaissance de l’Anglais et du Dioula sont un plus

Compétences personnelles

Excellente organisation et rigueur.

Sens du service client.

Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches.

Discrétion, rapidité d’exécution et fiabilité.

8. Profil recherché

BAC à BAC+2 (Secrétariat, Assistante de direction, Gestion, Commerce).

Minimum 1–2 ans d’expérience dans un poste similaire.

Sens de l’accueil et de la communication.

Dynamisme, courtoisie et capacité à travailler sous pression.

9. Livrables / Résultats attendus

Documents administratifs bien tenus et classés.

Clients orientés et satisfaits.

Suivi régulier des colis, réservations et dossiers immobiliers.

Reporting hebdomadaire au Directeur.

Adresse email pour postuler [email protected] en mettant en copie [email protected]