Description du poste

Mission principale
L’Office Manager assure la gestion administrative, financière et organisationnelle de
l’entreprise au quotidien.
Il/elle est le point de coordination entre l’entreprise et le cabinet comptable externe, et
garantit la bonne circulation des informations financières, administratives et sociales.
Responsabilités principales :
Gestion Administrative Générale
• Gestion des contrats (prestataires, fournisseurs, assurances, baux)
• Suivi des échéances contractuelles
• Organisation et classement des documents administratifs
• Gestion des correspondances officielles
• Suivi des obligations légales (registre commerce, licences, assurances)
• Organisation des réunions et rédaction de comptes rendus si nécessaire
• Gestion des archives physiques et numériques
• Emission des Lettre d’invitation, Ordre de mission ou tout autre document
administrative nécessaire pour l’equipe
Gestion de la Trésorerie (Opérationnelle)
• Suivi quotidien des soldes bancaires
• Préparation des paiements (virements, chèques)
• Transmission pour validation à la Direction
• Suivi des échéances fournisseurs
• Préparation de prévisions de trésorerie simples
• Suivi des remboursements et avances pour Mission professionnelle
Gestion RH Administrative
• Suivi des contrats de travail
• Transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable
• Suivi des congés et absences
• Gestion des assurances santé
• Suivi des dossiers du personnel
• Gestion des visites médicales
• Préparation des attestations administratives
Gestion des Fournisseurs & Prestataires Gestion des Fournisseurs & Prestataires
• Demande et analyse de devis
• Suivi des contrats de prestation
• Vérification conformité factures
• Négociation administrative si nécessaire
Logistique & Fonctionnement du Bureau
• Gestion des fournitures en papeterie
• Supervision maintenance bureau
• Gestion des équipements
• Organisation des déplacements professionnels
• Suivi des abonnements (internet, téléphone, logiciels)

Profil du poste

Formations et Expériences
Niveau : BAC+3/4 en Gestion de PME/PMI, Support à l'Action Managériale ou équivalent.
Expérience : 3 à 5 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement international ou une structure en croissance.
Compétences Techniques (Savoir-faire)
Maîtrise des outils : Pack Office (Excel avancé), outils de gestion (ERP/SIRH),
Langues : Français/Anglais.
Rédaction : Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Qualités Personnelles (Savoir-être)
Polyvalence et Réactivité : Capacité à passer d'un sujet comptable à un problème technique de bureau.
Sens du service: Orientation solutions et aisance relationnelle.
Discrétion : Confidentialité absolue sur les dossiers RH et financiers.
Autonomie : Capacité à prioriser les urgences sans supervision constante

Dossiers de candidature

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