Missions

Sous la supervision du Gestionnaire des voyages, l’Assistant·e gestionnaires des Voyages est responsable de la gestion opérationnelle de la mobilité du personnel terrain. Il/elle veille au bon déroulement des déplacements liés aux missions et assure la conformité de l’ensemble des documents administratifs nécessaires (visas, titres de séjour pour le personnel du siège, etc.).

Responsabilités principales

Gestion des déplacements du Personnel Mobile International (IMS) 

1.        Départs en mission (collaborateurs et familles)

•          Contribuer à faciliter le départ à l’étranger des collaborateurs et de leurs familles en organisant leur transport et leur hébergement.

Dès réception de la confirmation de mission :

•          Vérifier la faisabilité du départ, en tenant compte des délais nécessaires pour l’obtention des visas et la validation médicale, selon le pays de destination, la nationalité et la résidence de l’employé.

•          Contrôler la cohérence des informations fournies et procéder aux corrections si nécessaire.

Déclencher et superviser l’ensemble du processus de départ :

•          Gérer les demandes de visas nécessaires.

•          Réserver les déplacements (vols, trains, bus, hôtels, lounges, etc.) conformément au Mémo voyages, en recherchant le meilleur équilibre entre prix, durée du trajet, nombre de transits, impact environnemental et confort.

•          Analyser les risques liés aux déplacements (compagnies aériennes classées « orange » ou « rouge » par la Cellule avion, retards importants, etc.) ; alerter les parties prenantes concernées (Cellules, etc.) ; identifier et proposer des solutions alternatives.

•          Veiller à ce que le voyageur dispose de tous les documents et informations nécessaires.

•          Transmettre les informations d’arrivée à la coordination afin d’assurer une prise en charge sur place.

•          Tout au long du processus de préparation au départ :

•          Fournir un accompagnement proactif, personnalisé et adapté à chaque configuration.

•          Répondre aux préoccupations des collaborateurs et faciliter la coordination avec les parties prenantes clés (RH Cellules, Admin RH, SHU, etc.).

1. 2.        Retours de mission

Dès réception de la fiche retour, déclencher le processus de retour :

•          Gérer les demandes de visas nécessaires pour d’éventuels débriefings, formations ou transits au siège.

•          Réserver les voyages (vols, trains, bus, hôtels, lounges, etc.) en veillant à l’optimisation des coûts, des trajets et du confort, tout en respectant l’impact environnemental.

•          Évaluer les risques liés aux déplacements (compagnies aériennes classées « orange » ou « rouge », retards, etc.) ; informer les personnes concernées ; proposer des solutions alternatives.

•          Transmettre les informations de retour de mission à la coordination pour garantir la bonne prise en charge au départ.

Tout au long du processus de préparation au retour :

•          Offrir un accompagnement attentif, proactif et adapté à chaque situation.

Gestion administrative des titres et documents de séjour du personnel rattaché au siège de MSF.

•          Assurer l’établissement, le suivi et le renouvellement des titres de séjour et autres documents administratifs pour le personnel du siège de MSF ainsi que pour leurs ayants droit.

•          Constituer et gérer les dossiers relatifs aux cartes spéciales du Ministère des Affaires Étrangères (M.A.E.) et aux autres documents nécessaires aux déplacements officiels.

•          Mettre en place un système de suivi rigoureux des dates de validité afin d’anticiper les renouvellements et garantir le respect des délais administratifs.

•          Collaborer avec les différents ministères, administrations et autorités locales concernées pour garantir la conformité et la complétude des dossiers.

 Gestion des hébergements :

•          En collaboration avec l’équipe Facilities Management, assurer la répartition et la réservation des hébergements (hôtels ou guest houses), en fonction des disponibilités et de la durée de séjour.

•          Apporter un soutien actif à l’organisation pratique et administrative des réunions, ateliers et séminaires majeurs liés à la vie du siège (ARO, MAP, Mini-MAP, etc.), en veillant à la qualité et à la fluidité de leur déroulement.

Suivis et reporting

•          Assurer un suivi rigoureux et précis des coûts liés aux demandes de visas, en garantissant la traçabilité et la conformité des dépenses.

•          Maintenir à jour les fichiers de suivi relatifs aux matchings, aux cartes spéciales ainsi qu’au tableau des mouvements du personnel.

•       Contribuer à l’élaboration et à la diffusion de rapports périodiques sur l’état d’avancement des demandes de visas et des matchings.

Formation

•          Bac +2 / Bac +3 minimum en Gestion administrative, Logistique, Tourisme, Commerce international, ou tout autre domaine équivalent.

•          Une formation complémentaire en gestion de la mobilité internationale, ou en transit serait un atout.

   

Compétences

•          Connaissance des procédures de voyages internationaux (réservations, visas, formalités de séjour).

•          Compréhension de base des aspects légaux et administratifs liés aux titres de séjour et visas.

   

Aptitude

•          Organisation, rigueur et gestion des priorités.

•          Orientation service et capacité à accompagner les collaborateurs avec professionnalisme.

•          Excellentes aptitudes en communication et capacité à travailler en équipe.

•          Proactivité et capacité à anticiper les problèmes liés aux déplacements.

   

Expériences professionnelles requises

•          Expérience pertinente (minimum 1 an) dans un poste similaire lié à la gestion des voyages, la mobilité internationale, l’administration du personnel ou la logistique (stage acceptés).

•          Une expérience dans une ONG internationale, agence de voyages, entreprise multinationale ou structure avec forte mobilité internationale est fortement valorisée.

•          Connaissance pratique des procédures administratives liées aux visas, titres de séjour et documents de voyage.

•          Expérience dans la gestion des relations avec des prestataires (agences de voyages, compagnies aériennes, hôtels, autorités administratives, etc.).

   

Connaissance Linguistique

• Niveau professionnel en Français et Anglais (considérée comme un atout)

Connaissance informatique

• Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : 14 Septembre 2025 à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

En raison de l'urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et il se peut que nous proposions le poste avant la date de clôture.

POSTULER