Description du poste

Sous la supervision directe du Responsable des Opérations et des Finances - Afrique de l’Ouest Francophone, l’Assistant(e) Finance Senior exercera les fonctions suivantes :
1)Traitement de toutes les requêtes finance et des réconciliations de dépenses pour le bureau :
• Traiter toutes les réconciliations de dépenses du bureau ;
• Vérifier toutes les factures des agents de terrain/enquêteurs avant paiement ;
• Traiter les avances de fonds, la réconciliation des avances et le remboursement des dépenses professionnelles conformément aux politiques de IPA ;
• Veiller à la conformité de toutes les requêtes au regard des procédures d’achats et d'approvisionnements ;
• Veiller à l’utilisation des formulaires appropriés et des taux approuvés de IPA pour toutes les demandes ;
• Communiquer dans un délai maximum d'une semaine avec les équipes projet sur les questions relatives au rapprochement, à compter de la soumission de leurs requêtes.

2)Contrôles internes et conformité : Garantir la mise en œuvre et l'application des politiques financières et des contrôles internes afin de protéger les actifs de l'organisation.
• Veiller à l’application effective des procédures opérationnelles standard (SOP) et autres politiques financières lors du traitement des demandes ;
• Former les nouveaux membres du personnel aux protocoles financiers de IPA ;
• Gérer la petite caisse ;
• Respecter les politiques et procédures de contrôle interne afin de minimiser le risque de non-conformité lors des audits internes et externes.

3)Clôture financière mensuelle et rapprochements : contribuer à la clôture mensuelle dans les délais, y compris la saisie de toutes les transactions financières dans le système de gestion financière
• Assurer l’enregistrement exhaustif de toutes les transactions financières dans NetSuite ;
• Contribuer à la préparation des rapprochements bancaires, des rapports de main‑d’œuvre, des écritures de location ainsi que des autres états et de clôture mensuelle ;
• Respecter le calendrier de clôture en saisissant toutes les écritures dans les trois (3) jours ouvrables suivant la fin du mois.

4)Audit et conformité : apporter son soutien lors des audits internes et externes
• Fournir les pièces justificatives demandées lors des audits, en coordination avec le superviseur.

5)Paie et conformité fiscale : contribuer à la détermination des taxes, à la préparation et au dépôt des déclarations fiscales dans les délais requis.
• Soumettre les retenues obligatoires avant les dates limites afin d'éviter les pénalités ;
• Assurer les déclarations et le paiement des charges sociales et des taxes avant les dates limites pour éviter toute pénalité ou mise en demeure.

6)Archivage et documentation : Assurer la documentation adéquate et l'archivage numérique sécurisé afin de garantir un accès rapide et fiable aux pièces et dossiers financiers.
• Archiver les documents financiers sous forme numérique et physique, en respectant les exigences des donateurs et les obligations légales en matière de conservation ;
• Garantir la traçabilité et la disponibilité des documents, avec un accès rapide dans les 24 heures ;
• Veiller au respect des protocoles de sécurité du département finance, afin de garantir la protection des documents contre tout accès non autorisé ;
• Contribuer à la standardisation du processus de classement et de l’archivage des documents financiers afin de faciliter le bon déroulement des audits ;
• Effectuer des contrôles périodiques des données financières archivées, afin de garantir leur exhaustivité et leur conformité.

7)Coordination des parties prenantes : Collaborer avec les départements internes (RH, achats, programmes) et les parties prenantes externes (banques, auditeurs, autorités fiscales).
• Coordonner ou participer aux réunions financières avec les départements clés ;
• Assurer la liaison avec les gestionnaires de compte bancaire de IPA, conformément aux instructions du supérieur hiérarchique ;
• Communiquer clairement les questions et recommandations liées aux finances au responsable des opérations et des finances ou à la direction du bureau, selon le cas ;
• Travailler avec l'équipe des achats et approvisionnements afin de garantir la conformité aux protocoles financiers et de veiller au respect des politiques et procédures en matière de paiements ;
• Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur.

Profil du poste

• BAC+3 en Comptabilité, Finance, Administration des Affaires ou dans un domaine connexe;
• Minimum 3 ans d'expérience au sein d'un département comptable ou financier;
• Expérience dans le secteur des ONG ou dans un environnement de développement international.
• Excellente maîtrise d'Excel et solide connaissance des principes comptables et du rapportage financier;
• Capacité à préparer des rapprochements bancaires de manière autonome.
• Solide compréhension de la réglementation fiscale locale (ITS, CNPS, TVA) et du processus de traitement de la paie.
• Expérience avérée avec des logiciels comptables ou des systèmes ERP.
• Capacité à préparer la documentation nécessaire pour les audits internes et externes.
• Fortes compétences analytiques, incluant l'aptitude à identifier les écarts et anomalies dans les données financières.
• Haut niveau d'intégrité professionnelle et capacité à gérer des informations financières confidentielles.
• Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel régi par des normes de conformité internes strictes.
• Capacité à travailler efficacement avec la direction du pays et le personnel à tous les niveaux.
• La maîtrise parfaite du français est indispensable ; la connaissance de l'anglais comme langue de travail est requise.

Dossiers de candidature

Pour postuler, vous devez posséder un compte Gmail afin de renseigner le formulaire en ligne.
Veuillez impérativement remplir le formulaire que vous trouverez en visitant l’adresse internet suivante (veuillez écrire l’adresse ci-dessous dans votre navigateur internet) : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdMEY6lnVmZBy7aesmYV7dl6suLnhy1VW6jAky-vnDCFCpaiA/viewform?usp=publish-editor

Les candidats seront invités à soumettre un dossier de candidature composé de :
- Curriculum Vitae daté et signé comprenant 3 références dont 1 correspondant au plus récent superviseur direct ;
- Lettre de motivation adressée à Madame La Directrice Pays de l’ONG Innovations for Poverty Action-Afrique de l'Ouest Francophone ;
- Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;
- Photocopie des diplômes, certificats et attestations de travail