Description du poste

« Dans un environnement en pleine structuration, nous recherchons une collaboratrice d'exception — capable de fluidifier nos opérations, d'anticiper les besoins de nos équipes et d'incarner un standard d'excellence administrative au service de l'ensemble de l'organisation. »

RAISON D'ÊTRE DU POSTE

Positionnée au cœur du département Administration & Finance, l'Assistante Administrative Bilingue intervient en appui transverse à l'ensemble des directions de l'organisation. Elle est le pivot opérationnel entre les équipes internes, la direction générale et les parties prenantes externes. Sa capacité d'anticipation, sa rigueur et sa fluidité bilingue font d'elle un actif stratégique au quotidien.

PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉS

Coordination & Organisation
– Gestion des agendas complexes multi-intervenants
– Organisation logistique des réunions, comités et déplacements
– Suivi des échéances et relances proactives
– Coordination des flux d'information entre départements

Support Administratif & Financier
– Préparation et mise en forme de documents officiels (FR/EN)
– Gestion des notes de frais, factures et bons de commande
– Suivi des contrats fournisseurs et archivage documentaire
– Support aux reportings et tableaux de bord

Communication Bilingue
– Rédaction et mise en forme de courriers et emails (FR/EN)
– Traduction de documents internes et externes
– Interface avec les partenaires et clients internationaux
– Compte-rendu de réunions en français et en anglais

Support Transverse aux Équipes
– Appui aux différentes directions selon les priorités
– Organisation d'événements internes (séminaires, formations)
– Gestion des visiteurs et accueil institutionnel
– Contribution à l'amélioration des process administratifs

Profil du poste

COMPÉTENCES CLÉS ATTENDUES

– Forte capacité d'anticipation — identifier les besoins avant qu'ils ne soient exprimés
– Excellence rédactionnelle — maîtrise parfaite du français et de l'anglais à l'écrit
– Coordination multi-parties — orchestrer des interlocuteurs multiples avec fluidité
– Capacité d'assimilation rapide — intégrer vite les enjeux métier de chaque département
– Discrétion & confidentialité — accès à des informations sensibles toutes fonctions
– Maîtrise des outils bureautiques — Suite Office, outils collaboratifs, ERP basique

MAÎTRISE LINGUISTIQUE REQUISE

– Français : langue maternelle ou niveau C2 exigé
– Anglais : courant professionnel — niveau C1 minimum exigé

PROFIL RECHERCHÉ

– Formation : Bac+3 minimum en gestion, administration ou équivalent
– Expérience : 5 ans minimum en environnement professionnel exigeant, idéalement dans un contexte multi-directions ou de structure en croissance
– Pratique quotidienne des deux langues en milieu professionnel

TRAITS DE PERSONNALITÉ DÉTERMINANTS

Nous recherchons une personne naturellement orientée solutions, dotée d'un sens aigu des priorités et capable d'évoluer sereinement dans un contexte multi-tâches. La rigueur s'allie chez elle à la souplesse, et son intelligence situationnelle lui permet de s'adapter rapidement aux différents styles de management et aux enjeux de chaque direction. Une posture proactive, un sens du collectif et une excellente présentation sont indispensables.

Dossiers de candidature

candidature a transmettre par Mail a l'adresse [email protected] au plus tard le 26 avril 2026, 17h00
Objet du mail : Candidature assistante bilingue
Candidature féminine vivement encouragée.