Principales responsabilités

• Coordonner de bout en bout les déplacements et l'hébergement des employés : demandes de vols, réservations d'hôtels, transports locaux, accueil des visiteurs, assistance pour les visas et délivrance des documents administratifs (ordres de mission, assurance voyage).
• Gérer les fournitures et services de bureau : papeterie et impression, produits de nettoyage et consommables pour la cuisine, logistique de soutien aux événements et bons de commande/demandes de paiement.
• Superviser les installations du siège social et des autres sites : inspections de routine, réparations et dépannage, maintenance préventive et propreté des espaces de travail, des espaces verts, des sanitaires et des zones communes.
• Élaborer des communications et des annonces internes claires ; collaborer avec les équipes pour partager les étapes clés, les initiatives et les réalisations des projets.
• Gestion de flotte avec les fournisseurs : approvisionnement en véhicules, entretien et réparations planifiés, remplacements en temps opportun et coordination quotidienne avec les conducteurs.
• Aide à l'intégration des expatriés : soutien administratif pour les permis de séjour et la recherche de logement.
• Planifier et organiser des événements (séminaires, activités de team building, assemblées générales) : calendrier et coordination, logistique des prestataires, communication interne et suivi post-événement.
• Partenaire en matière de gestion des fournisseurs et des contrats : sélection et intégration des fournisseurs, négociation/administration des contrats et évaluation des performances.

Nous recherchons
un(e) professionnel(le) proactif(ve) et collaboratif(ve) qui aime soutenir les autres, communique avec chaleur et clarté, et met un point d'honneur à assurer le bon déroulement des opérations. Il/Elle sait allier responsabilité et discernement, respecter les normes et signaler les problèmes lorsque nécessaire afin de garantir la sécurité des personnes et la continuité des activités.

Qualifications et compétences

• Maîtrise de base de Microsoft Excel, Word, Outlook et PowerPoint ; à l'aise avec les outils intranet et les systèmes téléphoniques.
• Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi ; capable de gérer de multiples demandes et de respecter les délais sous pression tout en restant attentif et aimable.
• Communication écrite et verbale claire ; rédige des rapports conviviaux et des mises à jour concises.
• Esprit analytique solide et respect des procédures ; sait quand demander conseil et quand prendre des initiatives.
• Esprit d’équipe, flexibilité et leadership situationnel dans la coordination des activités et des prestataires.
• Orientation vers la croissance : maîtrise rapidement les systèmes Maersk, instaure une relation de confiance avec les fournisseurs et peut apporter son soutien au service des comptes fournisseurs en cas de besoin ; comprend comment les RH, l’expérience client, les ventes, les finances et les comptes fournisseurs contribuent à l’expérience client.