UNE ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

CARE International Côte d’Ivoire recrute :
UNE (01) ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Le poste sera basé à Abidjan
RESPONSABILITES DU POSTE
CARE Côte d’Ivoire recherche une Assistante Administrative pour le bureau central d’Abidjan.
L’Assistante Administrative basée au siège à Abidjan joue un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif, organisationnel de CARE Côte d’Ivoire. Sous la supervision de la Responsable de l’Administration, elle assure la gestion du standard du bureau d’Abidjan. Elle accueille et oriente les visiteurs, apporte un appui aux fonctions administratives et de support, notamment en matière de secrétariat, participe à l’organisation des réunions du bureau d’Abidjan, et veille à la gestion efficace de la petite caisse ainsi qu’au traitement des factures. Elle assure la gestion de l’agenda électronique du Directeur Pays. Elle apporte également un appui à la mise en œuvre des projets.
Conformément à ses politiques de gestion, CARE International Côte d’Ivoire n’utilise pas les agences de recrutement ou de placement qui facturent les candidats des honoraires de tout genre. Également, nous accordons un droit égal aux opportunités d’emploi à CARE sur base de mérite et sans aucunes formes de distinction basé sur le sexe, race, couleur, religion ou orientation sexuelle.
Conformément aux politiques de CARE International Côte d’Ivoire, toute forme d’assistance en matériel ou autre ressource à un individu ou organisation qui plaide pour, planifie, soutient, s’engage ou s’est engagé dans un acte de prostitution ou de terrorisme est strictement prohibée ainsi que toute forme de harcèlement sexuel, d’exploitation, d’abus sexuels et de conduite grossière ou toutes formes d’actes agressifs.
Sous la supervision de la Responsable de l’Administration, et en accord avec la Vision, la Mission et les Valeurs Fondamentales de CARE, la titulaire du poste assurera de façon spécifique les principales tâches et responsabilités suivantes :
1. Apporter un appui administratif de qualité au support du bureau d’affectation ;
 Fournir un appui de qualité à l’administration en termes de travaux de secrétariat (préparation de correspondances, classement, archivage, etc.)
 Recevoir et traiter le courrier au départ et à l’arrivée, et les classer dans les chronos prévus à cet effet
 Recevoir les factures diverses, les enregistrer et les traiter dans les délais requis
 Préparer les demandes de paiement pour les factures des dépenses récurrentes et les factures d’hôtels (téléphone fixe, eau, loyers, d’électricité, etc.) en veillant au respect des délais – Dépôt des demandes de paiement aux Finances 72 heures après réception de la facture
 Participer à l’organisation des réunions, des ateliers et rencontres diverses
 Maintenir en permanence un classement correct et exhaustif des documents de l’Administration en relation avec les services en charge de l’archivage des documents
 Participer aux différentes réunions / conférences à la demande de son superviseur et en rédiger les PV et rapports
 Gérer la salle de conférence du bureau d’Abidjan (planification de réunions, bonne tenue des lieux, etc.)
 Appliquer les procédures relevant de son domaine d’action.
2. Assurer la gestion quotidienne des opérations de la petite caisse du bureau d’Abidjan ;
 Tenir et gérer au quotidien les dépenses de la petite caisse des menues dépenses du bureau d’affectation, conformément aux procédures
 Etablir les rapports de dépenses de la petite caisse pour leur vérification par le Chef d’unité des finances et leur approbation par le Directeur Pays ou la personne indiquée
 Réceptionner les reliquats d’avances diverses et les reverser à la banque de façon hebdomadaire
 Délivrer un reçu de caisse à chaque réception de fonds de la part du personnel, partenaires et autres
 Veuillez aux renflouements réguliers de la petite caisse
 Veiller à la sécurisation des fonds de la Petite Caisse.
3. Assurer le traitement régulier des factures qui passe par la procédure de demande de paiement ;
 Réceptionner toutes les factures et faire les traitements pour transmission a la finance pour paiement
 Traiter toutes les factures des hôtels conventionnés et s'assurer de la complétude des documents avant la transmission pour paiement
 Traiter toutes les factures récurrentes dans le délai et faire un point des factures entrées et celle en attente pour assurer la relance des prestataires
 Faire de façon mensuelle le point des factures des prestataires hôteliers en attentes et faire des relances pour la transmission des factures en attentes.
 Faire la mise à jour de la liste des hôtels conventionnée et les partager avec l'ensemble du personnel
4. Assurer une bonne gestion du téléphone, l’accueil et l’orientation des visiteurs
 Faire une bonne gestion des appels téléphoniques et du bureau
 Tenir à jour de façon correcte le registre des appels téléphoniques et les mobiles pour l’imputation des charges sur les projets concernés.

Profil du poste

QUALIFICATIONS-EXPERIENCES ET QUALITES REQUISES
• Un diplôme supérieur (BAC+2/3) en Assistanat de Direction, Assistanat Administratif, Sciences Sociales ou Equivalent ;
• Expérience préalable (au moins deux (02) ans) dans la gestion d'un secrétariat, la gestion de stock et la petite caisse ;
• 03 ans d’expérience pratique dans un poste similaire souhaitée sanctionnée par un certificat de travail ;
• Avoir une connaissance de base en comptabilité et dans le traitement des factures ;
• Travailler efficacement et en collaboration avec les collègues, partenaires en vue d’atteindre les objectifs communs ;
• Avoir une excellente maîtrise (écrite et orale) du français ;
• La connaissance de l’anglais serait un atout ;
• Être flexible avec une grande capacité d’adaptation et d’organisation ;
• Avoir la capacité de travailler en équipe ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
• Avoir un sens de l’initiative et une bonne capacité de jugement ;
• Respecter les horaires et les délais ;
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels standards : Word, Excel, Access, Power Point ;
• Respecter les horaires et les délais ;
• Flexibilité et grande capacité d’innovation, d’adaptation et d’organisation ;
• Bonne capacité de communication et de relation interpersonnelle ;
• Compétences avérées dans l’élaboration des rapports de réunion, compte-rendu ;
• Compétences avérées dans l’organisation d’atelier, de séminaire, etc.

Dossiers de candidature

CONDITIONS DE TRAVAIL
La titulaire du poste reporte directement à la Responsable de l’Administration. Le poste sera basé à Abidjan.
La titulaire peut être amenée à effectuer des visites dans les zones d’intervention de CARE et peut être affectée partout où CARE trouvera nécessaire pour l’atteinte des objectifs de la mission.
COMMENT POSTULER
Envoyez vos dossiers de candidature avec la mention « Assistante Administrative_ Abidjan » contenant une lettre de motivation + la prétention salariale, un Curriculum Vitae, les contacts et les adresses électroniques de trois références à l’adresse électronique suivante : [email protected]
Au plus tard le mercredi 06 mai 2026 à 16H00 mn.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.