Chef ( Fe ) De Projet - Evenementiel

Description du poste

Nous recrutons
UN(E) CHEF ( FE ) DE PROJET EVENEMENTIEL

MISSION PRINCIPALE
Piloter chaque événement de manière rentable, structurée et conforme à la promesse faite au client, en coordonnant les ressources humaines, matérielles, techniques, logistiques et financières nécessaires à sa réalisation.
• Analyser le dossier commercial transmis ;
• Construire le budget opérationnel du projet ;
• Établir le rétroplanning et les jalons ;
• Définir les ressources, prestataires et matériels nécessaires ;
• Coordonner tous les intervenants ;
• Anticiper les risques et blocages ;
• Piloter l’exécution avec le Chef d’Équipe Terrain ;
• Contrôler les coûts, délais et engagements ;
• Clôturer et analyser le projet après événement.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
3.1 Réception et analyse du dossier commercial
• Recevoir le dossier complet transmis par la Commerciale Event ;
• Vérifier le brief final, le devis validé, les rendus 3D, engagements client, contraintes du site et statut financier ;
• Identifier les informations manquantes avant de lancer la production ;
• Faire clarifier tout engagement commercial ambigu avant exécution.

3.2 Construction du budget opérationnel
• Décomposer les coûts nécessaires à la réalisation du projet ;
• Évaluer les dépenses de matériel externe, fabrication, personnel, transport, fleurs, technique, prestataires et consommables ;
• Comparer le coût prévisionnel avec le montant vendu et les objectifs de marge ;
• Suivre les montants engagés et réalisés ;
• Alerter immédiatement en cas de risque de dépassement.

3.3 Rétroplanning et planification
• Construire le rétroplanning depuis la validation du projet jusqu’à la clôture ;
• Définir les jalons critiques, responsables et échéances ;
• Suivre l’avancement des tâches ;
• Identifier les dépendances et retards pouvant affecter l’événement ;
• Mettre à jour le planning jusqu’à exécution complète.

3.4 Coordination de la conception et de la faisabilité
• S’assurer que les rendus validés sont techniquement réalisables ;
• Travailler avec le Designer 3D, le Chef d’Équipe Terrain et les techniciens sur les contraintes d’exécution ;
• Faire corriger ou arbitrer les éléments non réalisables avant production ;
• Éviter tout écart non validé entre le concept vendu et l’exécution.

3.5 Définition des besoins matériels et prestations
• Établir les listes de matériel nécessaires ;
• Vérifier avec le Gestionnaire de Stock les disponibilités internes ;
• Identifier les besoins de location externe, fabrication ou achat ;
• Préparer les demandes nécessaires selon le circuit de validation ;
• S’assurer que les ressources critiques sont sécurisées à temps.

3.6 Visite technique et contraintes du site
• Organiser ou participer aux visites techniques nécessaires ;
• Vérifier accès, dimensions, électricité, plafonds, sols, zones de déchargement, horaires et restrictions ;
• Documenter les contraintes ;
• Définir les actions correctives ou solutions de contournement.

3.7 Coordination des prestataires et intervenants
• Identifier les intervenants internes et externes nécessaires ;
• Clarifier leurs missions, horaires, livrables et contraintes ;
• Suivre les confirmations et documents ;
• Coordonner leurs interventions avec le planning général ;
• Évaluer les risques liés aux prestataires critiques.

3.8 Gestion des modifications client
• Centraliser toute demande de modification après validation du projet ;
• Évaluer son impact sur le design, le budget, le matériel, les délais et les équipes ;
• Faire chiffrer les compléments lorsque nécessaire ;
• Soumettre les impacts à la Gérante et au client selon le circuit de validation ;
• Ne faire exécuter que les modifications validées.

3.9 Pilotage du Chef d’Équipe Terrain
• Transmettre au Chef d’Équipe Terrain le dossier d’exécution, priorités, planning et points de vigilance ;
• Définir les objectifs de chaque phase ;
• Recevoir les remontées terrain ;
• Arbitrer ou faire arbitrer les blocages ;
• Ne pas se substituer inutilement à la supervision opérationnelle du Chef d’Équipe Terrain.

3.10 Suivi de l’installation et de l’événement
• S’assurer que les moyens sont mobilisés conformément au planning ;
• Contrôler les étapes critiques de l’installation ;
• Vérifier la conformité générale au concept validé ;
• Gérer les décisions de projet qui dépassent le niveau d’autorité du Chef d’Équipe Terrain ;
• Informer la Gérante de tout incident majeur.

3.11 Démontage, récupération et clôture
• S’assurer que le démontage et les récupérations sont organisés ;
• Veiller au retour des matériels vers les circuits Stock, Livraison et Entretien ;
• Recenser les incidents, pertes, casses, réclamations et dépenses finales ;
• Établir le bilan du projet ;
• Formaliser les enseignements et actions d’amélioration.

DOSSIERS DE CANDIDATURE
Merci d’adresser votre CV accompagné d’une Lettre de Motivation à l'adresse suivante :
[email protected]

NB : prière mentionner en objet l'intitulé du poste.