Assistant(e) projet événementiel

Description du poste

Stagiaire assistant(e)projet événementiel
Formation linguistique • Interprétation de conférence • Coordination événementielle
Entreprise
Conference & Traduction (C&T)
Lieu
Abidjan : activités au bureau / lieu de formation et déplacements sur les sites des événements
Type de stage
Stage à formaliser par une convention écrite précisant durée, dates, encadrement et indemnité éventuelle
1. Finalité du stage
Conference & Traduction recherche un(e) stagiaire pour appuyer la préparation, la coordination et le suivi de ses projets événementiels, en interne comme sur les sites des clients. Le stage permet d’acquérir une expérience pratique en gestion de projet, accueil des participants, coordination de prestataires et services linguistiques. Le ou la stagiaire intervient sous la supervision d’un responsable C&T et ne prend pas seul(e) d’engagement commercial, financier ou opérationnel au nom de l’entreprise.
Évolution envisagée : à l’issue du stage, C&T pourra proposer un CDD de six mois selon l’évaluation du stage, les besoins de l’entreprise et l’accord des parties. À l’issue de ce CDD, une évolution vers un CDI pourra être envisagée si le bilan de la collaboration est satisfaisant et si les parties en conviennent. Ces étapes feront chacune l’objet d’une décision et d’un contrat distincts.
2. Missions principales
A. Formations linguistiques organisées par C&T
Contribuer à la préparation des sessions : listes de participants, convocations et supports, salle, matériel et feuilles de présence.
Accueillir et orienter les participants; vérifier les présences et transmettre les informations pratiques.
Assister le formateur dans l’organisation matérielle et le déroulement des séances, sans se substituer à lui dans les choix pédagogiques.
Suivre les besoins courants des participants, signaler rapidement les difficultés au responsable et contribuer à la collecte des évaluations.
Tenir à jour les documents de suivi et transmettre un compte rendu après les sessions.
B. Conférences et événements chez les clients
Participer à la réunion de cadrage et consigner les besoins validés : langues, format, programme, participants, interprètes, équipements, accès et horaires.
Contribuer à la présélection des interprètes selon les langues, l’expérience, la disponibilité et les exigences du mandat; transmettre les propositions au responsable pour validation.
Assurer le suivi opérationnel entre le client et l’équipe C&T : demandes, confirmations, échéances, changements et points à escalader.
Coordonner avec le technicien la préparation, l’acheminement, l’installation et les essais du matériel d’interprétation, selon les instructions du responsable technique.
Être présent(e) sur le site aux horaires convenus; suivre la mise en place, l’accueil des intervenants, les tests et le bon déroulement des tâches confiées.
Signaler sans délai tout incident ou changement; consigner les faits et les mesures prises sans promettre de solution non autorisée.
Participer au démontage, au contrôle et à la restitution du matériel; contribuer au bilan et au compte rendu post-événement.
C. Suivi administratif et amélioration
Préparer et classer les check-lists, plannings, listes de contacts opérationnels, feuilles de présence et comptes rendus.
Respecter les procédures, la confidentialité des informations des clients et des participants, ainsi que les règles de sécurité sur les sites.
Proposer des améliorations concrètes à partir des retours d’expérience et tenir un tableau de suivi des tâches confiées.
3. Profil recherché
Formation en gestion de projet, événementiel, communication, tourisme/hôtellerie, langues, administration ou domaine connexe; niveau Bac+2 minimum souhaité, ou parcours équivalent.
Anglais oral avancé : capacité à accueillir un client anglophone, comprendre une consigne, poser des questions de clarification et rendre compte avec aisance. Le niveau sera vérifié en entretien par une mise en situation en anglais.
Français oral et écrit professionnel; bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication (Word, Excel, courriel, WhatsApp professionnel).
Sens de l’organisation, ponctualité, rigueur, discrétion, présentation professionnelle, qualité d’écoute et aisance relationnelle.
Disponibilité pour des horaires adaptés au calendrier des événements, y compris tôt le matin, en soirée ou certains jours non ouvrés, avec information préalable; mobilité pour des missions à Abidjan et, selon les besoins et modalités convenues, hors Abidjan.
Permis de conduire et expérience événementielle constituent des atouts, sans être des conditions éliminatoires.
4. Compétences et comportements attendus
Compétence
Comportement observable
Anticipation
Prépare les tâches, vérifie les détails et alerte avant qu’un retard ne devienne un incident.
Communication
Transmet une information exacte, claire et respectueuse au client et à l’équipe.
Réactivité maîtrisée
Traite les imprévus dans le cadre de ses consignes et sollicite le responsable au bon moment.
Esprit de service
Accueille participants, formateurs, interprètes et techniciens avec courtoisie.
Fiabilité
Respecte les horaires, protège les informations et rend compte des tâches achevées.
5. Encadrement, livrables et évaluation
Le ou la stagiaire est rattaché(e) au responsable désigné par la Direction. Les priorités et le niveau d’autonomie sont définis avant chaque mission. Les livrables attendus sont : check-lists à jour, informations opérationnelles fiables, suivi des présences et besoins, remontée rapide des incidents, inventaire ou contrôle après événement, et compte rendu synthétique après chaque activité.
L’évaluation portera notamment sur la qualité de l’anglais oral, la ponctualité, la rigueur des suivis, la qualité de l’accueil, la communication, le respect des consignes et la capacité à apprendre et à rendre compte.
6. Modalités de candidature
Les candidatures doivent comporter : un CV à jour, une lettre ou un court message de motivation, le niveau d’études et la période de disponibilité, ainsi que tout justificatif utile (convention ou demande de stage, le cas échéant). Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien comportant une conversation en anglais et un exercice pratique de coordination événementielle.
Objet conseillé : Candidature - Stage Assistant(e) projet événementiel - [Nom et prénom]
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