Description du poste

Nous recherchons en urgence une assistante de direction pour notre client qui exerce dans le secteur du commerce et l'immobilier.

Missions principales :
• Assister la Direction Générale dans la gestion quotidienne (agenda, réunions, déplacements, correspondances);
• Rédiger les courriers administratifs, notes internes et comptes rendus de réunion;
• Gérer les documents officiels et le classement administratif;
• Assurer le lien entre la direction et les partenaires internes / externes;
• Participer à l’organisation d’événements ou de réunions stratégiques.

Responsabilités :
• Gérer le secrétariat de l’entreprise en particulier celui du directeur général (gestion de l’agenda, organisation de réunions et réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers et des déplacements) ;
• Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques & accueillir physiquement les rendez-vous en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence).
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférence téléphonique…) ;
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) ;
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et courrier à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;
• Organisation et mise à jour de dossiers, classement adéquat (électroniquement ou papier) et archivage des données

Profil du poste

Formation Bac+2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction ou gestion administrative.

Expérience minimum de deux ans en assistanat de direction.

Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).

Bonne maîtrise des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, webconférence, réseau social d’entreprise…).

Connaissances en gestion administrative, normes rédactionnelles et techniques de prise de notes.

Maîtrise des méthodes de classement, d’archivage et des techniques de numérisation.

Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire.

Maîtrise de la gestion administrative du personnel et budgétaire.

QUALITÉS REQUISES

Dynamisme, esprit d’initiative et discrétion.

Organisation, rigueur et polyvalence.

Réactivité et autonomie.

Esprit d’analyse et de synthèse.

Aisance relationnelle et esprit d’équipe.

Excellentes capacités rédactionnelles.

Sens de l’écoute et de la communication.

Disponibilité et capacité à travailler sous pression.

Gestion des situations de crise et aptitude à prioriser.

Capacité d’adaptation.

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV à l’adresse : [email protected]

Objet du mail : ASSISTANTE DE DIRECTION

Disponibilité immédiate